三位老秘書教我如何工作

十多年來，我一直在一個綜合性的辦公室工作。幾位老秘書的工作方法給我留下了深刻的印象，到目前為止，這些方法已經被無限地使用了。

隨身“三件寶”

剛上班那會兒我發現，我們科長總會隨身帶著通訊錄、筆和一個小本。起初，我心裏暗暗思忖，科長總帶著這些東西也不嫌麻煩。隨後發生的一件事，讓我改變了看法。一次下班後，我們一起在外吃飯。這時，領導來電話要查一個電話號碼，科長馬上拿出他的隨身“三件寶”，當即查了號碼，還快速記下領導安排的幾件事，整個過程沉著穩健、不慌不忙。他嚴謹有序的做法讓我留下了深刻印象，給我這個新手上了生動一課。

隨著工作的深入，我深感科長這種做法確實是有“先見之明”。辦公室工作繁重瑣碎，偶發性、隨意性很強，“以不變應萬變”的辦法，就是時時作好准備。

我身邊就有這樣一些同事，他們對部門、領導的電話幾乎可以倒背如流，對一些重要事項的進展了如指掌，大家有事都第一時間想到向他們請教。現在，我們已經不需要隨身攜帶大量的紙質資料，但那種時刻把自己當作“114”“百事通”、提前“備好課”的工作作風應當保留下來。

每天一頁紙

我遇到的第二位領導，也是一位老秘書，愛看書學習，寫得一手好字。他喜歡在台曆上把當天需要辦理的事項一一列出來，旁邊還密密麻麻寫上標注。有一次和我討論工作時，他開玩笑說：“年齡大了，記憶力不行了，當天事要記下，督促自己完成，這樣才不會忘。”他建議我也試試這樣做。

在後來的工作中，我也“照貓畫虎”，把打印用過的紙釘起來，在沒文字的那一頁把每天需要完成的工作羅列出來，按照緊急程度做個標識。每件工作完成後，再做個標記，沒完成的列入第二天的計劃。慢慢地我發現，這樣做的好處有很多。一方面，督促自己當日事當日畢，有效克服了拖延症，有時想歇一下拖到明天再做，但看到任務清單就會逼迫自己咬牙做完；另一方面，從那以後，無論大事小事，很少有遺漏的情況。

從開始到成立間香港公司需要時間多長？又有甚麼要求？開立公司只要想好公司名、提供所需文件及繳付相關費用，即日已能完成註冊，翌日得到公司註冊證及商業登記證。此外，紅藍企業服務為客戶提供公司秘書服務，以多年經驗協助新公司發展。

這一習慣，我一直保持到現在。後來，我還擴展了這個做法，每周的周一早上，會按照領導安排和單位的工作進度，給自己列一個周計劃。每月工作後，做一個小結。這些積累起來的每天、每周、每月的“工作台賬”，也為自己總結工作提供了“原始檔案”。

工作掂輕重

一段時間以來，任務非常重，我有很多想法。我在感情上不耐煩了。一天早上，領導人來到我的辦公室，說，"不要匆忙行事。讓我們談談。"我認為工作中的錯誤是錯誤的，他將批評它。誰知道，就一樣，他首先確認了他最近的工作，然後說，你現在不是部門的成員，但你負責這個問題。他應該知道如何把握優先事項，管理工作安排。我的領導也是一位具有豐富經驗的秘書。他和我分享了他在工作中的一些故事和經曆。

我從他的聲音中獲益良多。辦公室各個方面的工作都很重要，但有一個重點。作為部門的負責人，有的人需要安排指導，眉毛不好，要根據工作的實際和領導意圖把握重點，統籌安排，以避免大汗淋漓，卻損失了一筆。

俗話說，“鐵打營流水兵”，辦公室工作需要新老交替，繼續奮鬥。和我一起工作的老秘書、老領導就是我工作的榜樣。和他們一起工作是命運的安排。他們的言行潛移默化地影響著我，成為我生命中的寶貴財富。

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