三位老秘書教我如何工作

上一篇 / 下一篇  2019-09-26 11:22:50

十多年來,我一直在一個綜合性的辦公室工作。幾位老秘書的工作方法給我留下了深刻的印象,到目前為止,這些方法已經被無限地使用了。

隨身“三件寶”

剛上班那會兒我發現,我們科長總會隨身帶著通訊錄、筆和一個小本。起初,我心裏暗暗思忖,科長總帶著這些東西也不嫌麻煩。隨後發生的一件事,讓我改變了看法。一次下班後,我們一起在外吃飯。這時,領導來電話要查一個電話號碼,科長馬上拿出他的隨身“三件寶”,當即查了號碼,還快速記下領導安排的幾件事,整個過程沉著穩健、不慌不忙。他嚴謹有序的做法讓我留下了深刻印象,給我這個新手上了生動一課。

隨著工作的深入,我深感科長這種做法確實是有“先見之明”。辦公室工作繁重瑣碎,偶發性、隨意性很強,“以不變應萬變”的辦法,就是時時作好准備。

我身邊就有這樣一些同事,他們對部門、領導的電話幾乎可以倒背如流,對一些重要事項的進展了如指掌,大家有事都第一時間想到向他們請教。現在,我們已經不需要隨身攜帶大量的紙質資料,但那種時刻把自己當作“114”“百事通”、提前“備好課”的工作作風應當保留下來。

每天一頁紙

我遇到的第二位領導,也是一位老秘書,愛看書學習,寫得一手好字。他喜歡在台曆上把當天需要辦理的事項一一列出來,旁邊還密密麻麻寫上標注。有一次和我討論工作時,他開玩笑說:“年齡大了,記憶力不行了,當天事要記下,督促自己完成,這樣才不會忘。”他建議我也試試這樣做。

在後來的工作中,我也“照貓畫虎”,把打印用過的紙釘起來,在沒文字的那一頁把每天需要完成的工作羅列出來,按照緊急程度做個標識。每件工作完成後,再做個標記,沒完成的列入第二天的計劃。慢慢地我發現,這樣做的好處有很多。一方面,督促自己當日事當日畢,有效克服了拖延症,有時想歇一下拖到明天再做,但看到任務清單就會逼迫自己咬牙做完;另一方面,從那以後,無論大事小事,很少有遺漏的情況。

從開始到成立間香港公司需要時間多長?又有甚麼要求?開立公司只要想好公司名、提供所需文件及繳付相關費用,即日已能完成註冊,翌日得到公司註冊證及商業登記證。此外,紅藍企業服務為客戶提供公司秘書服務,以多年經驗協助新公司發展。

這一習慣,我一直保持到現在。後來,我還擴展了這個做法,每周的周一早上,會按照領導安排和單位的工作進度,給自己列一個周計劃。每月工作後,做一個小結。這些積累起來的每天、每周、每月的“工作台賬”,也為自己總結工作提供了“原始檔案”。

工作掂輕重

一段時間以來,任務非常重,我有很多想法。我在感情上不耐煩了。一天早上,領導人來到我的辦公室,說,"不要匆忙行事。讓我們談談。"我認為工作中的錯誤是錯誤的,他將批評它。誰知道,就一樣,他首先確認了他最近的工作,然後說,你現在不是部門的成員,但你負責這個問題。他應該知道如何把握優先事項,管理工作安排。我的領導也是一位具有豐富經驗的秘書。他和我分享了他在工作中的一些故事和經曆。

我從他的聲音中獲益良多。辦公室各個方面的工作都很重要,但有一個重點。作為部門的負責人,有的人需要安排指導,眉毛不好,要根據工作的實際和領導意圖把握重點,統籌安排,以避免大汗淋漓,卻損失了一筆。

俗話說,“鐵打營流水兵”,辦公室工作需要新老交替,繼續奮鬥。和我一起工作的老秘書、老領導就是我工作的榜樣。和他們一起工作是命運的安排。他們的言行潛移默化地影響著我,成為我生命中的寶貴財富。

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